Compliance Empresarial: Um guia sobre alinhamento legal para empreendedores

Compliance Empresarial é uma ação necessária para que as empresas operem em solo nacional, já que todas as organizações estão sujeitas a uma série de regras que podem ou não ser de cunho legal.

Geralmente, quem tem a iniciativa de abrir um negócio, nem sempre domina assuntos relacionados aos aspectos legais necessários tanto para que a empresa seja aberta quanto para que ela opere comercialmente.

Se você faz parte ou lidera uma corporação que lida com exportações, por exemplo, não só precisa estar por dentro de aspectos legais ligados à logística nacional, como também precisa estar atento às normas internacionais de comércio exterior e transações de produtos.

É neste momento que o compliance empresarial entra em cena, ou seja, a necessidade de uma empresa estar alinhada às legislações vigentes de sua área de atuação demanda um processo de estudo, treinamento de pessoas, adequação de processos, e criação de uma nova cultura na empresa a fim de que tudo fique em dia com o governo brasileiro.

Neste conteúdo, iremos abordar algumas boas práticas para que você entenda a importância do compliance empresarial e os impactos que ele pode trazer ao seu negócio.

Continue lendo para entender os conceitos e as dicas que a Elo Relações Governamentais criou para facilitar suas ações em prol do Compliance Empresarial.

O que é Compliance Empresarial?

Compliance consiste em um grupo de regras, políticas e regimentos que a organização cria para adequar seus processos às leis vigentes, tanto leis gerais relacionadas a questões econômico financeiras, quanto leis específicas do ramo de atuação no qual a empresa está inserida.

Um exemplo de compliance empresarial pode ser facilmente identificado em empresas ligadas ao ramo logístico, as quais precisam estar adequadas às questões fiscais como:

• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
• Documento Auxiliar Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE)
• Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)

Além dos documentos acima, os quais são essenciais para que a empresa opere comercialmente em território brasileiro, existem legislações específicas ligadas ao ramo logístico que podem impactar na forma de se trabalhar, exigindo então uma adequação dos processos, como por exemplo:

1. Lei dos Motoristas de Caminhão Profissionais – Lei 13.103/2015 (conhecida como Lei do Caminhoneiro)
2. LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) – Lei 13.709/2018.

Sendo a primeira relacionada às regras de jornada de trabalho do profissional caminhoneiro, as quais impactam na organização de carga horária e rotas; e a segunda relacionada à proteção de dados de clientes e fornecedores, já que as empresas lidam com a manipulação de dados sensíveis como informações de ordem financeira.

Neste sentido, o compliance empresarial tem a finalidade de criar etapas ao longo dos processos existentes na empresa para que os profissionais e sistemas contribuam com a adequação às exigências legais.

Como iniciar um processo de Compliance Empresarial

Geralmente,  empresários pesquisam e contam com o auxílio de contadores para as adequações iniciais ligadas ao ramo financeiro e fiscal, já que, sem essas adequações, é impossível operar comercialmente em solo nacional. 

Contudo, as demais adequações aos termos legais muitas vezes pode depender de um profissional consultor especialista em leis, ou até mesmo alguém com experiência suficiente para adequar os processos da empresa à exigência legal vigente.

O primeiro passo para iniciar um processo de compliance empresarial é pesquisar a legislação vigente da sua área de atuação.

Fora a CLT, que prevê normas gerais relacionadas ao departamento pessoal (Recursos Humanos) de qualquer corporação, independente do tamanho, procure observar se a sua área de atuação conta com leis específicas, por exemplo:

• Empresas de transporte de produtos químicos
• Organizações ligadas ao agronegócio
• Companhias de energia elétrica que respondem à órgãos reguladores como a ANEEL
• Empresas ligadas à saúde, que precisam se adequar ao Ministério da Saúde, bem como às regras da ANVISA

Cada área possui sua particularidade legal. Algo interessante que se deve pontuar aqui é justamente a evolução dessas leis. Muitas dessas leis sofrem emendas, e muitas outras são criadas ao longo de nossa evolução política, por este motivo, muitas empresas precisam realizar novas adequações em seus processos para se adequar às novidades legais, mesmo que já estejam atuando no mercado há muito tempo.

Crie uma política interna de trabalho para sua organização

As políticas internas nada mais são do que documentos com diferentes protocolos de atuação, ou seja, é o documento pelo qual a empresa estabelece os padrões de trabalho aos colaboradores.

A criação de diferentes protocolos em uma política serve para que a empresa esclareça aos colaboradores as regras que eles devem seguir, garantindo assim que  os processos não deixem passar detalhes que são responsáveis pelo cumprimento das leis nacionais.

As políticas devem conter a postura que a empresa tem diante de determinadas situações comuns no dia a dia.

Além da política, muitas empresas criam Manuais de Conduta, ou Regimentos internos, que além de  seguirem a política da empresa (postura), contém regras, passo-a-passos, e fluxos de processos que desenham o cenário ideal de atuação.

Por serem documentos que refletem as operações da empresa no dia-a-dia, eles devem ser constantemente revisados para estarem de acordo com a legislação atual.

Crie uma rotina de treinamento para que as pessoas absorvam as novas regras

Imagine que cada vez que uma regra legal é alterada, a empresa decide implementar as mudanças em sua política, porém não informa os colaboradores da nova mudança.

De nada adianta a alteração física de um documento se as pessoas são as protagonistas no processo de adequação às novas regras.

O ideal é que a empresa reforce periodicamente o treinamento dos colaboradores para que todos entendam o porquê do cumprimento de determinadas regras.

É interessante que as pessoas entendam o impacto que suas ações terão no alinhamento legal da empresa, do contrário, irão seguir regras sem contexto, e sem entender o seu real valor.

Este tipo de atitude deixa margem para que as pessoas não cumpram determinadas regras necessárias por julgarem não serem importantes. Sem essa conscientização, a empresa pode deixar de cumprir exigências necessárias para o seu funcionamento.

Riscos que as empresas correm por não realizarem o Compliance Empresarial

Quando uma organização não se adequa às exigências legais, ela pode estar sujeita a sanções por parte do governo, ou seja, multas de alto valor aplicadas à empresa por não cumprirem requisitos legais.

Um forte exemplo deste caso é a própria LGPD. A Lei Geral de Proteção de Dados prevê que as empresas criem dispositivos internos para manipular os dados das pessoas de uma forma responsável, evitando assim o vazamento de informações que podem ser prejudiciais às pessoas.

Se uma empresa não controla seu banco de dados onde estão armazenadas as informações de seus clientes, essas listas podem facilmente cair nas mãos de pessoas mal intencionadas que podem, inclusive, vender informações sensíveis como CPF, dados de contas bancárias, endereço residencial, e até mesmo detalhes médicos como tipo sanguíneo, informações sobre alergias e sensibilidades, além de outros históricos pessoais.

Caso uma pessoa seja abordada indevidamente por empresas que fazem uso desses dados sensíveis para fins comerciais, a empresa que forneceu a lista pode ficar sob investigação da justiça por acusação de venda indevida de lista de dados pessoais.

As sanções podem passar de multas de R$ 50.000 em casos específicos. Certamente você não quer que sua empresa enfrente desafios como este, por isso, a hora de criar políticas para proteção dos dados dentro da sua empresa é agora.

Compliance empresarial exige constante monitoramento dos processos

A forma mais comum para averiguar se os processos da sua empresa estão ou não correspondendo às leis é por meio de auditorias de processos.

É necessário criar em sua empresa uma cultura de análise de processos com uma certa periodicidade na intenção de verificar como as pessoas estão executando suas etapas de trabalho.

A auditoria precisa conter um checklist das principais leis para facilitar o auditor no reconhecimento de falhas no processo.

Acima de tudo, não se esqueça de documentar sua auditoria, pois dessa forma você irá garantir que a análise foi concluída e que sua empresa não corre risco de sofrer penalizações por estar distante do cumprimento das leis.

Conte com a Elo para  o seu Compliance Empresarial 

Começar um processo de compliance empresarial obviamente vai requerer de você uma dedicação pessoal, além de envolver membros chaves de sua equipe, porém, o processo pode ser muito mais fluido quando você conta com uma empresa especialista na análise de leis e adequação de processos.

A Elo Relações Governamentais faz a ponte entre o seu negócio e a legislação vigente que pode impactar nos seus processos.

Nosso serviço de monitoramento político encurta a distância do seu alinhamento legal. Além disso, temos a capacidade de encontrar oportunidades de negócios para sua empresa por meio de um estudo dirigido sobre sua área de atuação.

Muitas empresas conseguem firmar contratos diretamente com o governo, ou até mesmo participar de licitações após terem um relacionamento mais próximo com órgãos governamentais e agentes do governo federal.
Se você precisa deste elo, entre em contato com nossos especialistas para entender como podemos elevar sua empresa a um novo patamar.